Zunächst einmal muss man sich schon während der Besprechung entsprechende Notizen machen. Wer nimmt an der Besprechung teil? Welche Themen werden besprochen? Wer ist für das jeweilige Thema zuständig? Welche Maßnahmen werden besprochen? Wer hat diese zu wann umzusetzen?

Aus den angefertigten Notizen fertigt man nun das Protokoll an. Als Muster kann man sich dazu eine Tabelle anlegen, die aus sechs Spalten besteht. In der ersten Spalte wird eine fortlaufende Themennummer vergeben. Diese dient hinterher dazu, ein Thema schneller zuordnen zu können.

Die zweite Spalte enthält eine aussagekräftige Themenüberschrift und in der dritten Zeile wird das Thema dann ausführlicher beschrieben. Hier kann man auf die Agenda oder Unterlagen der Teilnehmer zurückgreifen, falls man selbst das Thema nicht so gut kennt.

In der vierten Spalte werden besprochene Maßnahmen zu dem Thema festgehalten. Die fünfte und sechste Spalte erfassen diejenigen Personen, die für die Umsetzung der Maßnahmen verantwortlich sind sowie die geplante Zeit bis zur Umsetzung.

In den einzelnen Zeilen können nun die besprochenen Themen eingefügt werden. Es empfiehlt sich, die Seite im Textverarbeitungsprogramm quer zu formatieren. Dadurch passen alle Spalten bequem auf eine Seite und das Protokoll wird übersichtlicher.

Weitere Informationen, die im Protokoll enthalten sein müssen, sind die Teilnehmer sowie der Verteilerkreis. Dieser besteht aus Personen, die das Protokoll nach Fertigstellung ebenfalls erhalten sollen.

Darüber hinaus ist das Datum und der Ort sowie die Dauer der Besprechung festzuhalten. Optional können noch Angaben zum Leiter der Besprechung, zum Protokollführer und zum nächsten Regeltermin angegeben werden.